Een nota is de verwachting een bedrag te ontvangen, of het voornemen een bedrag te betalen. Ongeacht of de betaling al heeft plaatsgevonden registreert de nota de verwachting die aan een betaling vooraf gaat. 

Altijd namens de verhuurder

In Casadesk geldt dat een bedrag altijd wordt ontvangen of betaalt namens een verhuurder. Alle nota's worden in Casadesk dus gezien vanuit de optiek van een verhuurder.

Voorbeelden:

• Huurnota - Een huurnota is het bedrag dat de verhuurder verwacht te ontvangen van de huurder.
• Beheernota - De factuur van de beheerder vermeldt het bedrag dat de verhuurder aan de beheerder gaat betalen.
• Reparatienota - De rekening voor een reparatie wordt door de verhuurder aan het reparatiebedrijf betaalt.

Nota sjablonen

Met behulp van nota sjablonen maakt Casadesk de meeste nota's volledig automatisch. Met een nota sjabloon bepaal je onder meer het bedrag, de beschrijving en hoe vaak een nota moet worden gemaakt.

Voorbeelden van nota sjablonen

• Kale huur - Een huurcontract bevat onder meer een nota sjabloon om maandelijks een nota voor de kale huur te maken.
• Borg - Een huurcontract bevat ook een nota sjabloon om eenmalig de nota te maken voor een te ontvangen borg.
• Bijdrage VvE - Voor een adres is het mogelijk om met een nota sjabloon maandelijks een nota te maken voor de VvE bijdrage.
• Reservering - Ook om maandelijks een bedrag te reserveren voor de jaarlijkse belastingaanslag kan een nota sjabloon worden gebruikt.

Standaard nota sjablonen

Huurcontracten bevatten nota sjablonen. Deze sjablonen produceren maandelijks nota's voor zaken als: kale huur, servicekosten, voorschotten, parkeerplaats,. etc.

Om te voorkomen dat deze nota sjablonen voor ieder nieuw huurcontract opnieuw moeten worden ingevuld, bevat het huurobject standaard nota sjablonen. Op basis van deze standaard sjablonen worden nota sjablonen in ieder nieuw huurcontract standaard vast voor je ingevuld.  

Nota's vind je hier

Nota's vind je in Casadesk op de volgende plekken:

• Menu | Financiën |  Nota's - Een overzicht van alle nota's met de meest recente nota bovenaan.
• Menu | Dashboard | Nota's - Een overzicht van de nota's die nog niet - volledig - zijn betaald.
• Betaling - In iedere betaling vind je de nota's die aan die betaling zijn gekoppeld.
• Contract - De nota's die voor het contact zijn gemaakt
• Huurobject - De nota's die voor het betreffende huurobject zijn gemaakt

Nota zoeken

Vind snel een nota voor een adres, huurder of verhuurder, als volgt:

1. Klik Menu | Financiën |  Nota's
2. Type een zoektekst in het veld Zoeken

Opmerkingen

• Nota's zijn ook terug te vinden op de tab Financiën in de pagina's Huurcontract,  Huurobject en Adres.

Nota maken

Terwijl de meeste nota's automatisch worden gemaakt is het natuurlijk ook mogelijk handmatig een nota te maken.

Nota voor een huurder

Moet de verhuurder een bedrag ontvangen van, of betalen aan, de huurder? Werk dan vanuit het huurcontract met de volgende stappen:

1. Menu | Huurobjecten |  Huurobject | Contracten - Opent de tab Contracten
2. Klik het betreffende contract - Opent de pagina Contract
3. Klik de actie Nieuwe nota in het actiepaneel - Opent de coach Nieuwe nota
4. Volg de stappen in de coach

Voorbeelden

• Een reparatie komt voor rekening van de huurder? Maak hiervoor een te ontvangen nota.
• Een huurder heeft overlast ondervonden en als compensatie is een bedrag overeengekomen. Maak dan een te betalen nota.

Nota voor een huurobject

Moet de verhuurder een bedrag ontvangen van, of betalen aan, iemand anders dan de huurder maar heeft het wel te maken met een huurobject? Werk dan vanuit het huurobject met de volgende stappen:

1. Klik Menu | Huurobjecten
2. Klik het betreffende huurobject - Opent de pagina Huurobject
3. Klik de actie Nieuwe nota in het actiepaneel - Opent de coach Nieuwe nota
4. Volg de stappen in de coach

Voorbeelden

• Een loodgietersbedrijf stuurt de factuur voor uitgevoerde werkzaamheden. Maak hiervoor een te betalen nota.
• De gemeente stuurt de aanslag voor de gemeentelijke belastingen. Verwerk deze aanslag door een te betalen nota te maken.

Opmerkingen

• Verwerk inkomende factuur - Om het aantal muisklikken te beperken vindt je in het dashboard de optie Verwerk inkomende factuur. 
• Adres - Betreft het te ontvangen of betalen bedrag niet specifiek een huurobject maar het gehele adres? Neem dan dezelfde stappen voor dat adres.

Nota direct voor de verhuurder

Heeft het bedrag dat de verhuurder moet ontvangen of betalen niets met een huurder, huurobject of adres te maken? Neem dan de volgende stappen:

1. Menu | Financiën |  Nota's
2. Klik knop Nieuwe nota - Opent de coach Nieuwe nota
3. Volg de stappen in de coach

Voorbeelden

• Als aanvullende dienst heeft de beheerder enkele belastingzaken voor de verhuurder verzorgt. Maak hiervoor een te betalen nota.

Nota wijzigen

Neem de volgende stappen om - de gegevens van - een nota te wijzigen:

1. Klik Menu | Financiën |  Nota's
2. Vind en klik te wijzigen nota - Opent pagina Nota
3. Klik knop Bewerken  - Toont de afzonderlijke velden
4. Wijzig de gegevens 
5. Klik knop Bewaren

Opmerkingen

• Alleen lezen - Nota's die onderdeel zijn van een afgesloten afrekening kunnen niet lager worden gewijzigd.

Nota verwijderen

Neem de volgende stappen om een nota te verwijderen:

1. Klik Menu | Financiën |  Nota's
2. Vind en klik te wijzigen nota - Opent pagina Nota
3. Klik actie Nota verwijderen in het actiepaneel
4. Bevestig verwijderen 

• Alleen lezen - Nota's die onderdeel zijn van een afgesloten afrekening kunnen niet lager worden verwijderd.